Je vervangt een oud pakket zonder stilstand door het niet in één keer te doen. Het oude blijft draaien terwijl het nieuwe stuk voor stuk overneemt, te beginnen bij de grootste pijn.
Het systeem waar je bedrijf op draait, is ruim tien jaar oud. Het doet wat het moet doen, zolang je weet hoe. Iedereen kent de omwegen, niemand durft eraan te komen, en er is één collega die echt snapt hoe het werkt. Je weet dat het anders moet. Je weet alleen niet hoe je het vervangt zonder dat de zaak een week stilligt.
Herken je dit?
Een oud pakket kondigt zich zelden aan met één grote storing. Het zit in kleine dingen die je allemaal normaal bent gaan vinden.
- Iedereen kent de omwegen. Eerst opslaan, dan pas het tweede tabblad, anders is de order weg. Nieuwe collega's krijgen een lijstje met trucs in plaats van een handleiding.
- Eén persoon weet hoe het werkt. Gaat er iets mis, dan wacht iedereen op die ene collega. Is die op vakantie, dan wacht het werk mee.
- Niemand durft het aan te raken. De server krijgt geen updates, want dan breekt misschien de code. Een koppeling met je boekhouding of je webshop komt er niet, want niemand weet wat er dan omvalt.
- Er staat een Excel naast. Wat het systeem niet kan, staat in een lijst die iemand elke week bijwerkt. Die lijst is inmiddels net zo belangrijk als het systeem zelf.
Herken je er twee of meer, dan is de vraag niet meer of het oude pakket vervangen moet. De vraag is hoe, zonder dat je klanten er iets van merken.
Waarom alles in één keer vervangen misgaat
De voor de hand liggende aanpak is een groot project. Maanden bouwen aan een nieuw systeem, en dan op een maandag om. Oud uit, nieuw aan. Op papier is dat overzichtelijk. In de praktijk loopt het hier vaak vast, om drie redenen.
De eerste: het oude systeem weet meer dan iemand ooit heeft opgeschreven. Die omwegen en trucs zijn eigenlijk bedrijfsregels. Een korting die alleen voor één klantgroep geldt. Een order die pas door mag als een ander veld is ingevuld. Bij een overstap in één keer ontdek je die regels op de dag dat het nieuwe systeem live gaat. Dan staan je klanten al te wachten.
De tweede: je team moet alles tegelijk opnieuw leren. Elk scherm is anders, elke handeling ook. De eerste weken gaat het werk trager, en juist dan komen de vragen.
De derde: er is geen weg terug. Zit er een fout in de facturatie, dan zit die er bij alle klanten tegelijk in. Het oude systeem staat dan al uit.
Dat ligt niet aan slecht plannen. Een overstap in één keer stapelt al het risico op één dag.
Stap voor stap: het oude blijft draaien
Het alternatief is minder spannend, en daarom werkt het. Het nieuwe systeem komt naast het oude te staan. Per onderdeel neemt het nieuwe het werk over: eerst bijvoorbeeld de orders, dan de planning, dan de facturen. Zolang een onderdeel nog niet over is, doet het oude systeem dat werk gewoon.
Per onderdeel draaien oud en nieuw een tijd naast elkaar. Je vergelijkt de uitkomsten. Kloppen ze, dan gaat het oude onderdeel uit. Klopt er iets niet, dan zet je het oude weer aan en zoek je het verschil rustig uit. Niemand hoeft op vrijdagmiddag te hopen dat het maandag werkt.
In het vak heet dit de strangler fig-aanpak. De wurgvijg groeit om een boom heen, tot hij op eigen kracht staat. Het beeld klopt. Het oude systeem verdwijnt niet in één klap, het wordt stukje bij beetje overbodig.
Het grote voordeel zit in die verborgen regels. Je komt ze nog steeds tegen, maar één onderdeel tegelijk. Het oude systeem is er dan nog om op terug te vallen. En je team leert de nieuwe schermen per onderdeel, niet allemaal tegelijk. Zo werken we ook bij nieuwe software: in fases, met na elke fase iets wat draait.
Begin met het proces dat de meeste pijn doet
De verleiding is om met het makkelijkste onderdeel te beginnen. Dat voelt veilig, maar het levert weinig op. Je bouwt iets nieuws voor wat al goed ging, en het echte probleem blijft liggen.
Begin liever waar het nu het meest schuurt. Drie vragen helpen daarbij:
- Waar wordt het meest overgetypt of bijgehouden in een losse lijst?
- Waar gaat het het vaakst mis, met een verkeerde prijs, een vergeten order of een dubbele factuur?
- Waar wacht iedereen op die ene collega die weet hoe het zit?
Waar de antwoorden samenkomen, zit je eerste stap. Dat onderdeel levert meteen iets op dat iedereen merkt. Dat maakt de volgende stap makkelijker, ook voor wie er eerst niet in geloofde.
Haal die ene collega er vanaf de eerste dag bij. Niet om het werk over te nemen, maar als bron. Wat in het hoofd van die persoon zit, krijgt een plek in het nieuwe systeem. Daarmee pak je meteen het grootste risico aan: dat het bedrijf aan één mens hangt.
Je data gaat mee
In het oude systeem zit de geschiedenis van je bedrijf. Klanten, orders, facturen, afspraken van jaren terug. Die wil je niet kwijt. En je wilt ook niet dat iemand straks in twee systemen moet zoeken.
Data meenemen is daarom geen kopieerklus op de laatste dag. Het hoort bij elke stap:
- Tellen voor en na. Aantallen klanten, orders en bedragen moeten in oud en nieuw gelijk zijn. Het verschil is nul, en anders weet je waarom.
- Eerst proefdraaien. De overzetting draait eerst op een kopie, een paar keer, tot hij zonder verrassingen loopt.
- Nummers blijven hetzelfde. Klantnummers, ordernummers en factuurnummers veranderen niet. Wie een oud nummer zoekt, vindt het.
- Wat niet meegaat, blijft leesbaar. Oude gegevens die je niet meer gebruikt, gaan naar een archief waarin je kunt zoeken.
Het is ook een goed moment om op te ruimen: dubbele klanten, velden die niemand meer invult. Doe dat wel bewust en per onderdeel. Wie tijdens de overstap ook alles anders wil inrichten, maakt van één project er twee.
Hoe weet je dat je klaar bent?
Per onderdeel is klaar meetbaar. De uitkomsten van oud en nieuw kloppen over een periode die je vooraf afspreekt, bijvoorbeeld een volledige maandafsluiting. Niemand opent het oude systeem nog voor dat werk. En het lijstje met omwegen voor dat onderdeel is leeg.
Voor het geheel ben je klaar als het laatste onderdeel over is. Dan gaat de oude server uit. De data staat in het nieuwe systeem of in het archief. De code staat op een plek waar je zelf bij kunt, met documentatie die een ander ook kan lezen.
En misschien het beste teken: die ene collega gaat op vakantie, en niemand hoeft te bellen.
Klaar betekent niet af. Je bedrijf blijft veranderen, dus je software ook. Het verschil is dat je dat nu doet in een systeem dat iemand kan lezen, testen en bijwerken.
Zo begin je
Wil je weten hoe dit er voor jouw systeem uitziet? Bij legacy modernisering lees je hoe wij een oud systeem lezen en module voor module overzetten. De data gaat mee, met een weg terug bij elke stap.
Welke software past bij jou? 5 vragen. Doe de bouwcheck. Geen account, geen e-mail.
Weet je al wat je wilt? Plan een intake. Je praat direct met wie het bouwt.
