Je klanten bellen niet voor de gezelligheid.
Ze kunnen nergens anders terecht.
Elke statusvraag, elke opnieuw opgevraagde factuur en elke 'kun je dat nog eens mailen?' is een klant die zichzelf had willen helpen. Geef ze een portaal en krijg je werkweek terug.
Gratis gesprek van 30 minuten · je kijkt live mee in een werkend portaal
Herken je deze dag?
-
08:52
De eerste voicemail
"Goedemorgen, ik vroeg me af hoe het staat met mijn aanvraag." Je collega zoekt het op in drie systemen en belt terug. Twaalf minuten.
-
10:15
De factuur-mail
"Kunnen jullie factuur 2024-118 nog een keer sturen? Ik kan hem niet vinden." Opzoeken, PDF exporteren, mailen. Weer acht minuten.
-
13:40
De verkeerde versie
De klant heeft het contract getekend, maar wel de versie van vorige week, niet de aangepaste. Iedereen opnieuw. Niemand weet meer welke PDF de laatste was.
-
16:30
De update die je vergat
Je wilde drie klanten een statusupdate sturen. De dag is om. Morgen dan maar, al weet je dat er morgen weer een dinsdag als vandaag klaarligt.
Jij bent specialist geworden om je vak uit te oefenen. Niet om doorgeefluik te zijn van informatie die allang klaarligt.
En eerlijk: je klanten verdienen het ook beter. Zij willen niet bellen en wachten, maar om 21:30 even zelf kijken hoe hun zaak ervoor staat.
Wat kost "even opzoeken" je echt?
statusvragen, factuur-verzoeken en document-mails, voor veel teams een voorzichtige schatting
per vraag: opzoeken, terugbellen of terugmailen, en daarna weer in je eigen werk komen
ruim drie volle werkweken per jaar, aan antwoorden die er al lagen
Reken gerust met je eigen aantallen; de uitkomst verandert zelden van richting. En de rekensom is nog niet eens het pijnlijkste deel.
De echte prijs betaalt je klant: wachten op een antwoord dat al bestond. Elke keer opnieuw. Ook op het moment dat je concurrent het wél online klaar heeft staan.
Dezelfde dinsdag. Ander bedrijf.
- Klant belt, collega zoekt op, belt terug
- Facturen worden per mail opnieuw opgevraagd
- Akkoord = printen, tekenen, scannen, terugmailen
- Dossiers verspreid over inbox, Dropbox en schijven
- Elke statusupdate is handwerk vanuit je team
- Klant logt in en ziet zelf waar zijn zaak staat, ook om 21:30
- Facturen staan klaar, betalen kan direct via iDEAL
- Akkoord geven gebeurt in de browser, juridisch geldig met audittrail
- Eén dossier per klant: documenten, historie en berichten bij elkaar
- Statusupdates verschijnen automatisch zodra je team iets afrondt
Jij doet weer het werk waar klanten je voor inhuren. Je portaal vangt de rest.
Wij hebben genoeg overvolle inboxen gezien.
Inventica bouwt klantportalen voor dienstverleners die uit hun mailbox zijn gegroeid. We werken met een vaste, bewezen stack (Laravel en Filament), leveren in sprints van twee weken en zetten een eerste werkende versie doorgaans binnen 8 tot 12 weken live, gekoppeld aan de administratie die je al hebt.
En we geloven er zelf in: onze eigen klanten werken dagelijks in ons eigen portaal. In het eerste gesprek kijk je daarin live mee: geen slides, gewoon het echte product.
Van inbox naar portaal in drie stappen
Plan een gesprek
Dertig minuten, online of bij ons in Zoetermeer. Jij vertelt wat je nu via mail en telefoon afhandelt; wij laten zien hoe dat er in een portaal uitziet. Vrijblijvend, en je weet daarna sowieso meer.
Wij bouwen jouw portaal
In je eigen huisstijl, gekoppeld aan je CRM en boekhouding. Jij beslist per klantreis wat zelfbediening wordt en wat persoonlijk contact blijft. Eerste versie in 8-12 weken live.
Je klanten regelen het zelf
Wij onboarden je eerste klanten mee en sturen bij waar nodig. Statusvragen dalen, akkoorden versnellen, en jouw team heeft z'n handen weer vrij voor het echte werk.
Alles waarvoor ze nu nog bellen
Jouw portaal, jouw huisstijl, jouw regels: dit regelen je klanten er straks zelf in.
Hun dossier bekijken wanneer het hén uitkomt
Lopende zaken, documenten en historie, ook buiten kantooruren. Rol-gebaseerd: een hoofdcontact ziet meer dan een uitvoerend medewerker bij dezelfde klant.
Stukken aanleveren zonder mail-pingpong
PDF's, foto's, contracten, met versiebeheer, zodat 'welke versie is de laatste?' nooit meer gesteld hoeft te worden.
Zelf de status volgen
Je klant ziet waar zijn aanvraag of dossier staat. Updates van je team verschijnen automatisch, dus een aparte status-mail is niet meer nodig.
Akkoord geven in de browser
Juridisch geldig tekenen met audittrail en tijdstempel. Geen print-teken-scan-rondje, geen zoekgeraakte PDF in een inbox.
Facturen vinden én betalen
Alle facturen op één plek, direct te betalen via iDEAL. Gekoppeld aan je boekhouding, zodat de status vanzelf bijwerkt.
Vragen stellen op de juiste plek
Aanvragen en tickets via een gestructureerd formulier in plaats van vrije e-mail. Antwoorden van je team landen in dezelfde dossier-context, dus niets raakt meer zoek.
Zo ziet winnen eruit in jouw branche
De advocaat of accountant die z'n avonden terugkreeg
Cliënten loggen in, zien hun lopende dossier, uploaden stukken, ontvangen declaraties en tekenen in de browser. De zaakbehandelaar werkt gewoon vanuit het kantoorsysteem. Telefonische statusvragen vallen sterk terug en stukken worden merkbaar sneller aangeleverd, waardoor de doorlooptijd van een dossier vanzelf meekrimpt.
De bouwer die opdrachtgevers zichzelf laat informeren
Per project een eigen omgeving met opleverdocumenten, foto's, garantievoorwaarden en facturen. Meerwerk wordt online geaccordeerd in plaats van via PDF-rondjes. En een nieuwe projectleider is binnen een dag ingewerkt, omdat alle context per project op één plek staat.
De B2B-dienstverlener die van vier mailwisselingen één klantreis maakte
Aanvragen komen binnen via een gestructureerd formulier in plaats van vrije e-mail. Het systeem routeert naar het juiste team, de klant volgt zelf de status en tekent de offerte online. Wat eerst een keten van losse mails was, is nu één traceerbare flow met audittrail.
Alles wat je nog wilt weten
Hoe snel kan mijn klantportaal live?
Wat kost een klantportaal?
Kan het portaal koppelen met onze bestaande administratie?
Wat als een klant het portaal niet wil gebruiken en gewoon wil bellen?
Is een online akkoord juridisch geldig?
Hoe regelen we het als één klant meerdere medewerkers heeft?
Wat is het verschil met een SaaS-product?
// volgende_stap.execute()
Over 12 weken kan je eerste klant inloggen.
Of over een jaar zit je nog steeds statusmails te typen. Plan een gratis gesprek van 30 minuten en kijk live mee in een werkend portaal, dan weet je precies wat er voor jouw klanten mogelijk is.
// case_studies
Gerelateerde cases
WoFlow
WoFlow
Werkbonnen-SaaS: plan, registreer en factureer zonder papier, zonder dubbele invoer, zonder losse Excel-lijsten.
Duurzaam Dossier
Duurzaam Dossier
Klantdossiers voor hypotheekadvies, automatisch verrijkt met externe data en AI-analyse over wonen, energielabel en verduurzaming.
Industriële opdrachtgever
Asset Management platform
Assets, contracten en kosten in één platform. Dashboards tonen direct wat aandacht nodig heeft.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
Gratis analyse · geen account nodig · 2 minuten