Privacy
Policy.

Inventica B.V. (hierna: “Inventica”, “wij”, “ons”) hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten je hebt. Deze verklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van onze website, op contactmomenten met Inventica en op de zakelijke relatie tussen Inventica en haar opdrachtgevers. Wanneer Inventica in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerkt, treden wij op als verwerker en gelden de afspraken in de tussen Inventica en de klant gesloten verwerkersovereenkomst.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van de wijze waarop je met Inventica in contact komt, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens: voor- en achternaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam.
• Gegevens uit contactformulieren: onderwerp, categorie en inhoud van je bericht.
• Klant- en projectgegevens: gegevens die je ons verstrekt in het kader van offertes, opdrachtbevestigingen, projectcommunicatie en facturatie.
• Financiële gegevens: factuuradres, btw-nummer, bankrekeningnummer voor zover nodig voor onze administratie.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, paginabezoeken en tijdstempels van bezoek aan onze website.
• Communicatie: correspondentie via e-mail, telefoon, videocalls of andere kanalen.

Wanneer wij in opdracht van een klant een applicatie, portaal of AI-functionaliteit beheren, kunnen wij daarnaast persoonsgegevens van eindgebruikers van die applicatie verwerken. Deze verwerking vindt plaats op grond van de verwerkersovereenkomst met de betreffende klant.

2. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken je persoonsgegevens uitsluitend voor concrete doeleinden en op basis van een rechtsgrondslag uit de AVG:

• Beantwoorden van vragen en contactverzoeken, grondslag: uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen, dan wel ons gerechtvaardigd belang om goede klantenservice te leveren.
• Opstellen en uitvoeren van offertes en overeenkomsten, grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
• Facturatie, administratie en incasso, grondslag: uitvoering van een overeenkomst en voldoen aan wettelijke verplichtingen (fiscale bewaarplicht).
• Leveren, beheren en beveiligen van onze software en dienstverlening, grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang in beveiliging.
• Beveiliging, fraudepreventie en technisch onderhoud van onze website en systemen, grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Verbetering van onze website en dienstverlening, grondslag: gerechtvaardigd belang, waarbij wij gegevens zo veel mogelijk geaggregeerd of gepseudonimiseerd verwerken.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, grondslag: wettelijke verplichting.

3. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• Gegevens uit contactverzoeken zonder opvolging: maximaal twaalf (12) maanden.
• Gegevens van opdrachtgevers gedurende de looptijd van de overeenkomst en twee (2) jaar daarna voor onderhoudsvragen en garantie.
• Financiële administratie en facturen: zeven (7) jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Technische logbestanden: maximaal twaalf (12) maanden, behoudens concrete incidenten waarbij langer bewaren noodzakelijk is.

4. Delen met derden en verwerkers

Inventica verkoopt je gegevens niet en deelt ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Wij maken wel gebruik van zorgvuldig geselecteerde leveranciers (verwerkers) die namens ons persoonsgegevens verwerken. Met deze leveranciers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

Het gaat in de regel om de volgende categorieën:

• Hosting- en cloudleveranciers voor de infrastructuur waarop onze website, applicaties en e-mail draaien.
• Leveranciers van AI-diensten zoals Anthropic en OpenAI, waar wij gebruikmaken van zakelijke API's met contractuele waarborgen dat invoer en uitvoer niet worden gebruikt voor modeltraining.
• Tools voor e-mail, administratie en boekhouding, waaronder onze factuur- en boekhoudsoftware.
• Analyse-, monitoring- en beveiligingstools voor het stabiel en veilig houden van onze systemen.
• Externe adviseurs zoals accountants en juristen, voor zover dat noodzakelijk is.

Gegevens worden uitsluitend gedeeld met instanties wanneer dat wettelijk verplicht is.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Waar mogelijk worden gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer doorgifte naar een land buiten de EER nodig is (bijvoorbeeld bij het gebruik van bepaalde Amerikaanse cloud- of AI-leveranciers), zorgen wij voor passende waarborgen. Dit gebeurt op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, door middel van de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of een ander in de AVG erkend mechanisme.

6. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Daaronder vallen onder meer versleuteling van verbindingen (TLS), versleutelde opslag waar passend, toegangsbeheer op basis van rollen en minimale rechten, logging, geautomatiseerde beveiligingsupdates, periodieke back-ups en een proces voor het afhandelen van beveiligingsincidenten.

Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek met een waarschijnlijk risico voor betrokkenen, dan melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij, waar vereist, de betrokkenen.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

Op onze website maken wij gebruik van functionele en analytische cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor een goede werking van de website en worden zonder toestemming geplaatst. Voor analytische cookies hanteren wij privacyvriendelijke instellingen, waaronder anonimisering van IP-adressen waar mogelijk, en plaatsen wij deze alleen voor zover dat op grond van de Telecommunicatiewet is toegestaan.

Voor eventuele tracking- of marketingcookies vragen wij vooraf je toestemming via onze cookiebanner. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door je cookie-instellingen aan te passen of cookies via je browser te verwijderen.

8. AI-diensten en data

Inventica integreert AI-functionaliteit in software die wij voor opdrachtgevers ontwikkelen. Hierbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• Wij gebruiken bij voorkeur zakelijke API-varianten van AI-leveranciers, met contractuele waarborgen dat prompts en output niet worden gebruikt om modellen te trainen.
• Persoonsgegevens en andere gevoelige informatie worden vóór verzending waar mogelijk geminimaliseerd, gepseudonimiseerd of lokaal verwerkt.
• Voor specifieke toepassingen met hoge gevoeligheid bieden wij de inzet van lokaal gehoste modellen aan.
• Wij leggen AI-verwerkingen vast in de onderliggende verwerkersovereenkomst en lijst met sub-verwerkers.

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”).
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van je gegevens (dataportabiliteit).
• Recht van bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking.

Je kunt je rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@inventica.nl. Ter controle van je identiteit kunnen wij aanvullende informatie opvragen. Wij reageren in beginsel binnen één (1) maand op je verzoek.

Voor eindgebruikers van software die Inventica in opdracht van een klant beheert, geldt dat je je rechten in de regel uitoefent bij de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwijzen je in dat geval door naar de juiste partij.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Inventica neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor je rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen. Wanneer onze software voor klanten AI-uitvoer produceert die input vormt voor besluitvorming, adviseren wij onze klanten om passende menselijke controle (human-in-the-loop) in te richten.

11. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@inventica.nl. Wij gaan graag met je in gesprek om tot een oplossing te komen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit in Nederland. Meer informatie vindt je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Inventica kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving of in onze dienstverlening. De meest actuele versie is altijd op deze pagina te raadplegen. Wij adviseren je deze privacyverklaring periodiek te raadplegen.

13. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring, over de verwerking van je persoonsgegevens of over de inzet van AI binnen onze dienstverlening? Neem contact met ons op via:

Inventica BV
Industrieweg 15
2712 LA Zoetermeer
E-mail: info@inventica.nl
Telefoon: 079 234 0090