Duizenden kinderen, tientallen clubs, één backoffice
Soccer Camps United organiseert voetbalkampen voor de jeugd, in naam van profclubs door heel Europa. Dertig mensen, honderden kampdagen per jaar, elk met eigen data, locaties en shirts. Wij bouwden de backoffice waar alles doorheen loopt: van inschrijving en betaling tot rugnummer en trainingsdag.
- Klant
- Soccer Camps United
- Branche
- Sport & evenementen (Europa)
- Medewerkers
- 30
- Systemen
- Maatwerk-backoffice Inschrijf- en betaalflow Maileon Mollie
- Wat we bouwden
- Inschrijven en betalen per kamp Planning van kampdagen, locaties en trainers Rugnummers en shirtbestellingen Dashboards per club
- Sinds
- 2019
Situatie
Een voetbalkamp lijkt simpel: kinderen komen, trainen, gaan blij naar huis. Erachter zit een operatie. Tientallen clubs, van ADO Den Haag en Feyenoord tot clubs in Duitsland, België en Zwitserland. Elke club eigen kampen, eigen data, eigen locaties, eigen tenue.
Elke inschrijving moet kloppen: leeftijd, maat, rugnummer, naam op het shirt, betaling binnen. Want de drukker wacht niet en op de eerste kampdag moet elk kind het juiste shirt hebben. Bij honderden kampdagen per jaar past dat niet meer in spreadsheets en mailboxen.
Soccer Camps United wilde groeien in clubs en landen, zonder dat elke nieuwe club een extra medewerker op kantoor betekende.
Wat we bouwden
- Een inschrijf- en betaalflow per kamp. Ouders kiezen kamp, datum en maat, betalen via Mollie en staan direct als "gevuld" in het systeem. Onbetaald is onbetaald: geen plek, geen shirt.
- Een backoffice waar Soccer Camps United per club en per kamp alles beheert: capaciteit, locaties, trainers, dagindeling en wachtlijsten. Een kamp met drie data op twee locaties is één scherm, geen drie mails.
- Rugnummers en shirts als onderdeel van de inschrijving. Naam en nummer worden per kamp uniek toegewezen; de bestellijst voor de drukker rolt er per kamp uit, gesorteerd op maat.
- Dashboards per club in eigen huisstijl. Een club ziet de bezetting van zijn kampen, wat "bijna vol" is en hoeveel inschrijvingen er de afgelopen week binnenkwamen. Mailings gaan via Maileon, gefilterd op precies de juiste groep.
Wat er veranderde
kampdagen per jaar door één backoffice, voor tientallen clubs.
systeem voor inschrijven, betalen, plannen en shirts bestellen, waar het eerst spreadsheets en mailboxen waren.
Naam en rugnummer liggen vast bij de inschrijving; de bestellijst voor de drukker rolt eruit, gesorteerd op maat.
Een nieuwe club aansluiten is een kwestie van configureren, niet van iemand aannemen. Soccer Camps United groeit in landen en clubs met hetzelfde team op kantoor.
Ook voor jou
Organiseer je evenementen, cursussen of kampen met inschrijvingen, betalingen en een fysieke uitvoering erachter? Dan is de backoffice het verschil tussen groeien en vastlopen. Wij bouwen hem op maat en koppelen betaling, mail en boekhouding aan wat je al gebruikt.